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Les préconisations matérielles pour votre caisse

Toutes les références pour choisir votre meilleure caisse.

Liste des matériels nécessaires pour gérer une caisse

Pour mettre en place vos caisses, nous vous proposons de vous simplifier la tâche en listant les meilleurs matériels nécessaires pour une gestion optimisée de votre commerce et de votre activité. Nous listons tous les matériels indispensables et vous proposons des références standards pour une activité “basique” et des références “PRO” pour une activité plus intense. Vous pouvez ainsi rester l’esprit tranquille ! Vous êtes sûr de disposer d’un matériel adapté et performant, facile à commander sur internet, aux meilleurs prix et avec une livraison rapide.

Les principaux matériels à acquérir :

  • le terminal de caisse : Ordinateur, portable ou tablette tactile (+ support tablette)
  • la douchette codes barres (le scan, le lecteur) + le support de recharge
  • l’imprimante de ticket de caisse (forcément thermique)
  • l’imprimante d’étiquettes codes barres (préférable thermique)
  • le PDA pour les inventaires (préférable Android + gâchette)
  • le tiroir caisse (pour les espèces et les coupons de CB)
  • le TPE pour les paiement CB

Les prérequis pour démarrer votre caisse :

  • une configuration de base (pour les petits commerces / moins de 50 tickets / jour et moins de 1000 références articles)
  • une configuration évoluée (pour les plus gros commerces)
  • un navigateur internet (nous préconisons l’utilisation de Google Chrome ou Microsoft Edge)
  • d’une connexion internet (ADSL, Fibre ou mobile 3G/4G).

Le terminal de caisse

Le terminal de caisse est l’outil principal pour suivre toute l’activité de votre magasin. Il doit être performant, joli (pour donner bonne impression à vos clients), solide et fiable (pour ne pas vous lâcher aux pires moments et vous coûter le moins cher possible sur la durée). Il fera tourner le logiciel de caisse myKomela de manière performante et devra supporter la connexion des accessoires (douchette code barre, imprimantes tickets et étiquettes, PDA inventaire, etc.).

L’avantage d’une tablette tactile est que vous l’utilisez au doigt, c’est plus rapide et plus simple pour les actions courantes. Un PC avec une souris est un peu moins pratique quand on est debout mais plus pratique pour les actions plus complexes.

Nos Packs Complets pour démarrer votre Caisse

Caisse Tactile Windows

+ logiciel Caisse myKomela

Caisse Tablette Android

+ support tablette + imprimante tickets + douchette + tiroir + logiciel Caisse myKomela

Caisse Tactile Windows

+ imprimante tickets + douchette + tiroir + logiciel Caisse myKomela

Pour un ordinateur ou un portable (PC Windows, Linux ou Mac)

Les préconisations minimales sont les suivantes :

  • écran standard ou tactile
  • au moins 4Go de RAM (dans l’idéal 8Go ou plus)
  • un processeur Intel ou AMD
  • un disque dur qui permette l’installation normal d’un navigateur (dans l’idéal un disque principal SSD d’au moins 128Go (256 Go ou plus est mieux) pour accélérer le démarrage, le lancement et le fonctionnement des applications)
  • un écran de 1360 x 768 (dans l’idéal 1920 x 1080 – FullHD 1080p) au minimum de 14″ mais 15,6″ ou 17″ est plus confortable
  • au moins une prise USB 3 (mais 2 ou plus, c’est mieux)
  • au moins une prise HDMI (pour l’écran ou un 2ème écran)
  • wifi 5 ou plus + bluetooth 4 ou plus

 

=> les 1ers prix dans cette gamme sont autour de 500€ (ajouter la souris et la sacoche)

Pour une tablette tactile

Les préconisations minimales sont les suivantes :

  • au moins 3Go de RAM pour les applications,
  • au moins 32Go pour le stockage,
  • au moins 10″ pour l’écran pour un meilleur confort en 1360 x 768 minimum et si possible FullHD (1920×1080 – 1080p),
  • Android récent ou iOS,
  • Wifi + bluetooth + 3G minimum (4G conseillé si utilisation en déplacement mais peut fonctionner avec le partage de connexion d’un mobile),
  • pour une tablette grand public, ajouter obligatoirement une coque protectrice,
  • sinon, modèle pro renforcée IP67 (résiste à l’eau).

 

 

Modèle standard (grand public)

Samsung Galaxy Tab A8 10.5” 3/32Go 4G autour de 350€ sans coque (compter 50€ pour une coque correcte + 20€ pour un support de tablette)

Modèle renforcée (conseillé)

Samsung Galaxy Tab Active Pro 10.1″ 4/64Go SM-T545 LTE 64 Go Noir 4G autour de 600€ (sur Amazon, à voir localement)

  • ou Tablette BlackView renforcée

Ou modèles équivalents chez la concurrence.

Socle de support

Modèle standard (grand public)

UGREEN Support Tablette Bureau Réglable à Double Tige en Aluminium

Modèle standard (grand public)

Yangkelly Support de Tablette Pliable et Réglable

Ou modèles équivalents chez la concurrence.

La douchette code à barre

La douchette (ou scan ou lecteur) code barre vous permet de saisir vos articles dans le logiciel de caisse de manière rapide et fiable. Plus d’erreurs possibles de saisie du mauvais code article. Vous fiabilisez vos ventes mais également le suivi de vos stocks. Pour un maximum de confort, il est plus intéressant de disposer d’une douchette sans fil Bluetooth avec un support solide et dans l’idéal, avec un système de recharge intégré.

Les préconisations minimales sont les suivantes :

– code standard et code EAN 13 ET EAN 128,

– si possible compatible 1D, 2D (dit QR Code)

– filaire en USB ou sans fil bluetooth

– avec un socle de support, dans l’idéal pour recharger la douchette

Modèle standard

Douchette code à barre 1D 2D et QR Code sans fil Bluetooth

  • simple avec support ou simple avec socle charge

 

Ou modèles équivalents chez la concurrence.

L’imprimante de tickets de caisse

L’imprimante ticket de caisse permet d’éditer les tickets de caisse papier à remettre aux clients. Mais depuis le 1er janvier 2023, vous éditez le ticket de caisse uniquement sur demande du client ou vous lui envoyez par mail. Les imprimantes les plus performantes et économiques sont les imprimantes thermiques avec rouleau spécifique. Elles évitent de devoir gérer des cartouches d’encre. Les seuls consommables sont les rouleaux de papier, standard pour impression thermique, en général de 58mm de large, que l’on trouve facilement dans les papeteries.

Les préconisations minimales sont les suivantes :

  • une imprimante thermique,
  • avec option bluetooth ou wifi ou/et USB,
  • coupe automatique du ticket,
  • largeur minimum de 58mm.

 

Modèles Standards (- de 50 tickets/jour)

EPSON IMP Thermique TM-T20III ETHERN, NOIR

Modèle PRO (+ de 50 tickets/jour)

Epson TM M30, USB, Bluetooth, Ethernet, Imprimante Thermique

MUNBYN Bluetooth Imprimante de Reçus Thermique 80mm

Bobine papier Thermique pour édition tickets de caisse

Ou modèles équivalents chez la concurrence.

L’imprimante d’étiquettes code à barre

Les imprimantes d’étiquettes vous permettent d’éditer les codes barres pour les articles sans étiquettes standards. Cela vous permet de générer vos propres étiquettes et de bénéficier de la lecture code barre lors de la vente et des inventaires.

Les préconisations minimales sont les suivantes :

  • une imprimante thermique,
  • avec option bluetooth ou wifi ou/et USB,
  • largeur minimum de 58mm.

 

Modèle courant (- de 100 étiquettes/jour)

DYMO LabelWriter 550 imprimante d’étiquettes | Étiqueteuse avec impression thermique directe | USB

Modèle PRO (+ de 100 étiquettes/jour)

Zebra GK42-202520-000 Imprimante d’étiquettes Thermique USB et Bluetooth

  • modèle de base USB
  • modèle évolué USB ou/et Bluetooth
  • étiquettes de base DYMO

Ou modèles équivalents chez la concurrence.

Le PDA pour les inventaires (préférable Android + gâchette)

Les PDA d’inventaire vous permettent de faire vos inventaires rapidement et de manière très fiable. Les modèles de base, sans Android, ont leur propre logiciel de comptage mais fonctionne sur le principe de l’import/export des fichiers d’articles et de comptage. Ils demandent donc plus de manipulations et une certaine dextérité avec excel. Les modèles Android ont l’avantage de permettre une gestion beaucoup plus performante et de se connecter directement à la base articles, sans manipulations complexes. Mais ils sont beaucoup plus cher.

Les préconisations minimales sont les suivantes :

  • lecteur code barre 1D 2D et QR Code
  • écran et clavier de saisie
  • logiciel d’échange import/export par fichier CSV ou Excel
  • renforcé en cas de chute et si possible IP67
  • dans l’idéal avec système gâchette et avec Android

Modèle standard (- de 1000 réfs articles)

JRHC Lecteur de codes-barres Inventaire 1D 2D et collecteur avec récepteur USB sans fil 2,4 GHz – Écran LCD multifonction de 2,8 pouces

  • modèle de base sans Android

Modèles PRO (+ de 1000 réfs articles)

ERYUE Terminal PDA,Android 9.0 PDA Terminal de point de vente portable Honey-Well 1D / 2D / QR Scanner de codes à barres Machine d’inventaire de collecteur de données 4G WiFi BlueTooth

  • modèle évolué sous Android avec poignée “pistolet”

ERYUE Terminal PDA,Android 8.1 PDA Terminal de point de vente portable 1D Scanner de codes à barres Machine d’inventaire de collecteur de données 4G WiFi Bluetooth

  • modèle évolué sous Android avec lanière dorsale

Ou modèles équivalents chez la concurrence.

Le tiroir caisse

Le tiroir caisse permet de gérer de manière sécurisée les paiement en espèces + les coupons de CB + les chèques. Cela vous assure un 1er niveau de sécurité et un stockage de la monnaie à un seul endroit. De plus, vous pouvez poser la station de caisse sur le dessus de ce tiroir caisse ce qui optimise votre comptoir d’accueil. myKomela ne gère pas pour l’instant l’ouverture automatique du tiroir.

Les préconisations minimales sont les suivantes :

  • connecteur pour ouverture automatique
 

Modèle standard

Phoenix Technologies Tiroir-caisse Noir 33 x 36 cm

  • modèle de basse pièces et billets

Ou modèles équivalents chez la concurrence.

Le TPE pour les paiement CB

Les TPE “classiques” sont chers et nécessaires surtout si vous avez du volume (ils sont plus résistants et mettent plus en confiance les clients),

– des solutions plus légères existent telle que Smile&Pay (voir smileandpay.com),

– myKomela ne gère pas l’affichage direct du prix à payer sur le terminal. Le terminal est géré indépendamment, avec l’application dédiée sur la tablette ou votre mobile.

Vous vous posez des questions sur votre caisse ?

S’il y a un matériel qui fait partie de l’équipement indispensable dans tous les types de commerces : c’est bien la caisse enregistreuse ! Mais, du modèle le plus basique au terminal tactile dernière génération, il n’est pas toujours évident de choisir celle qui correspond exactement à ses besoins. Alors, pour vous aider à y voir plus clair voici tout ce qu’il faut savoir sur la caisse enregistreuse ! 

Qu’est-ce qu’une caisse enregistreuse ?

Une caisse enregistreuse est un appareil qui a pour fonction d’encaisser et d’enregistrer les achats d’un client. Cependant, les machines dernières génération présentent désormais des fonctionnalités plus avancées telles que :

  • La mémorisation des actes de vente ;
  • La gestion des stocks ; 
  • La gestion de la comptabilité ; 
  • La prise en charge des points de fidélité, etc.

Avant leur développement vers un système complet de gestion, les fonctions de base de la caisse enregistreuse étaient la prise en charge de l’encaissement par un vendeur, l’édition d’un ticket de caisse pour le consommateur et un relevé de caisse pour la comptabilité du commerçant. Le tiroir-caisse a lui été conçu à l’origine pour éviter les vols d’argent par les employés.

Mais la caisse enregistreuse s’est transformée au fil des années, au point que l’on parle désormais de logiciel de caisse et de gestion. En effet, il s’agit plus aujourd’hui d’un outil avec des fonctionnalités multiples et très avancées pour certaines solutions comme : 

  • La gestion des stocks en temps réel ; 
  • Les statistiques détaillées des ventes ;
  • Le chiffre d’affaires et la marge brute détaillés par jour ;
  • Les envois des campagnes marketing…
 

Quels sont les différents types de caisses ?

Il existe trois types de caisses enregistreuses :

  • La caisse numérique

La caisse numérique est la caisse enregistreuse la plus rudimentaire, puisqu’elle permet surtout de remplir une fonction de calculs. Cependant, certaines versions plus élaborées permettent les impressions, les rapports (journalier, mensuel, par caissier, par tranche horaire…), les tiroirs-caisses fonctionnels… Ce type de caisse enregistreuse reste très peu utilisé aujourd’hui, les nouvelles caisses enregistreuses tactiles ont les monopoles.

  • La caisse ordinateur

La caisse alphanumérique est relativement plus sophistiquée mais tourne sur du matériel souvent coûteux car les écrans tactiles Windows sont assez rares. Malgré tout cette caisse enregistreuse remplit trois fonctions principales :

  • L’encaissement : possibilité de paramétrer les tickets de caisse imprimés ;
  • La saisie manuelle de produits : l’intérêt de cette fonctionnalité consiste en la prise en compte des familles de produits commercialisées ;
  • Les rapports de gestion : utiles au gérant du commerce, ces rapports peuvent être d’ordre financier, s’établir par caissier, comporter les appels de prix ou les horaires…
  • La caisse enregistreuse tactile

La caisse tactile, également appelée caisse moderne, est la caisse enregistreuse la plus répandue aujourd’hui. Ce petit ordinateur permet de remplir toutes les fonctions d’une caisse numérique ou alphanumérique mais également de :

  • Fonctionner grâce à des logiciels et de se connecter à des périphériques (terminal de paiement électronique, balance, scanner…) ;
  • Proposer des fonctionnalités de gestion susceptibles de s’adapter à la spécificité de votre commerce (boulangerie, restauration, habillement…) ;
  • Gérer les activités de votre commerce de manière optimisée : gestion des commandes clients, gestion des stocks, gestion du personnel…

La Commission européenne a estimé en 2017 que la fraude à la TVA totalisait 21 milliards d’euros par an. C’est pourquoi le gouvernement français a décidé de prendre des mesures afin de limiter ce manque à gagner en modifiant la loi le 1er janvier 2018. Mais la législation sur l’utilisation des caisses enregistreuses reste cependant assez floue

Selon l’article 105 de la loi des finances 2018, si vous effectuez des livraisons de biens et des prestations de services ne donnant pas lieu à facturation (conformément à l’article 289), mais enregistrez ces opérations au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, vous devez utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions :

  • D’inaltérabilité et de sécurisation ;
  • D’archivage et de conservation des données.

Mais dans la réalité, les commerçants n’ont pas l’obligation de posséder une caisse enregistreuse. En effet, ils peuvent parfaitement recourir à un facturier ou à un carnet à souches pour travailler. 

Cependant, dès lors qu’un commerçant est assujetti à la TVA et qu’il a choisi de s’équiper d’un logiciel de caisse, il est concerné par les obligations énoncées précédemment. 

La réglementation du ticket de caisse

Même s’il ne s’agit pas de la même loi, l’obligation d’avoir ou non une caisse enregistreuse pour un commerçant peut être éclairée par la législation qui entoure le ticket de caisse. En effet, selon l’article 1 de l’arrêté n° 83-50/A du 3 octobre 1983 :

  • Un commerçant doit fournir un justificatif de transaction à son client dès lors que le prix est supérieur ou égal à 25 € (TVA comprise) ;
  • Lorsque le montant est inférieur à 25 €, la délivrance d’une note ou d’un ticket est facultative, sauf si le client en fait la demande.

Alors s’il est autorisé de rédiger des notes à la main, il est de toute évidence difficile de procéder ainsi dans les points de vente brassant un nombre important de clients. Par conséquent, peu nombreux sont les commerçants pouvant se passer d’un logiciel de caisse.

C’est pourquoi il est fortement recommandé de vous équiper d’une caisse enregistreuse via un organisme accrédité, et ce, qu’elle soit obligatoire ou non.

Comment savoir si sa caisse enregistreuse est aux normes ?

Ainsi, dès lors qu’il utilise un logiciel de caisse, le commerçant doit être en mesure de prouver que ce logiciel est certifié NF525. Dans le cas contraire, il encourt une amende de 7 500 € !

Pour savoir si votre caisse enregistreuse est aux normes, vous pouvez consulter les sites Internet de l’AFNOR et du LNE : tous les systèmes de caisse certifiés y sont recensés ! Car, pour qu’un système de caisse soit certifié, son concepteur doit effectuer des démarches auprès d’un organisme accrédité.

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