S’il y a un matériel qui fait partie de l’équipement indispensable dans tous les types de commerces : c’est bien la caisse enregistreuse ! Mais, du modèle le plus basique au terminal tactile dernière génération, il n’est pas toujours évident de choisir celle qui correspond exactement à ses besoins. Alors, pour vous aider à y voir plus clair voici tout ce qu’il faut savoir sur la caisse enregistreuse ! 

Qu’est-ce qu’une caisse enregistreuse ?

Une caisse enregistreuse est un appareil qui a pour fonction d’encaisser et d’enregistrer les achats d’un client. Cependant, les machines dernières génération présentent désormais des fonctionnalités plus avancées telles que :

• La mémorisation des actes de vente ;
• La gestion des stocks ; 
• La gestion de la comptabilité ; 
• La prise en charge des points de fidélité, etc.

Avant leur développement vers un système complet de gestion, les fonctions de base de la caisse enregistreuse étaient la prise en charge de l’encaissement par un vendeur, l’édition d’un ticket de caisse pour le consommateur et un relevé de caisse pour la comptabilité du commerçant. Le tiroir-caisse a lui été conçu à l’origine pour éviter les vols d’argent par les employés.

Mais la caisse enregistreuse s’est transformée au fil des années, au point que l’on parle désormais de logiciel de caisse et de gestion. En effet, il s’agit plus aujourd’hui d’un outil avec des fonctionnalités multiples et très avancées pour certaines solutions comme : 

• La gestion des stocks en temps réel ; 
• Les statistiques détaillées des ventes ;
• Le chiffre d’affaires et la marge brute détaillés par jour ;
• Les envois des campagnes marketing…

Quels sont les différents types de caisses ?

Il existe trois types de caisses enregistreuses :

• La caisse numérique

La caisse numérique est la caisse enregistreuse la plus rudimentaire, puisqu’elle permet surtout de remplir une fonction de calculs. Cependant, certaines versions plus élaborées permettent les impressions, les rapports (journalier, mensuel, par caissier, par tranche horaire…), les tiroirs-caisses fonctionnels… Ce type de caisse enregistreuse reste très peu utilisé aujourd’hui, les nouvelles caisses enregistreuses tactiles ont les monopoles.

• La caisse ordinateur

La caisse alphanumérique est relativement plus sophistiquée mais tourne sur du matériel souvent coûteux car les écrans tactiles Windows sont assez rares. Malgré tout cette caisse enregistreuse remplit trois fonctions principales :

• L’encaissement : possibilité de paramétrer les tickets de caisse imprimés ;
• La saisie manuelle de produits : l’intérêt de cette fonctionnalité consiste en la prise en compte des familles de produits commercialisées ;
• Les rapports de gestion : utiles au gérant du commerce, ces rapports peuvent être d’ordre financier, s’établir par caissier, comporter les appels de prix ou les horaires…

• La caisse enregistreuse tactile

La caisse tactile, également appelée caisse moderne, est la caisse enregistreuse la plus répandue aujourd’hui. Ce petit ordinateur permet de remplir toutes les fonctions d’une caisse numérique ou alphanumérique mais également de :

• Fonctionner grâce à des logiciels et de se connecter à des périphériques (terminal de paiement électronique, balance, scanner…) ;
• Proposer des fonctionnalités de gestion susceptibles de s’adapter à la spécificité de votre commerce (boulangerie, restauration, habillement…) ;
• Gérer les activités de votre commerce de manière optimisée : gestion des commandes clients, gestion des stocks, gestion du personnel…

La Commission européenne a estimé en 2017 que la fraude à la TVA totalisait 21 milliards d’euros par an. C’est pourquoi le gouvernement français a décidé de prendre des mesures afin de limiter ce manque à gagner en modifiant la loi le 1er janvier 2018. Mais la législation sur l’utilisation des caisses enregistreuses reste cependant assez floue

Selon l’article 105 de la loi des finances 2018, si vous effectuez des livraisons de biens et des prestations de services ne donnant pas lieu à facturation (conformément à l’article 289), mais enregistrez ces opérations au moyen d’un logiciel ou d’un système de caisse, vous devez utiliser un logiciel ou un système satisfaisant à des conditions :

• D’inaltérabilité et de sécurisation ;
• D’archivage et de conservation des données.

Mais dans la réalité, les commerçants n’ont pas l’obligation de posséder une caisse enregistreuse. En effet, ils peuvent parfaitement recourir à un facturier ou à un carnet à souches pour travailler. 

Cependant, dès lors qu’un commerçant est assujetti à la TVA et qu’il a choisi de s’équiper d’un logiciel de caisse, il est concerné par les obligations énoncées précédemment. 

La réglementation du ticket de caisse

Même s’il ne s’agit pas de la même loi, l’obligation d’avoir ou non une caisse enregistreuse pour un commerçant peut être éclairée par la législation qui entoure le ticket de caisse. En effet, selon l’article 1 de l’arrêté n° 83-50/A du 3 octobre 1983 :

• Un commerçant doit fournir un justificatif de transaction à son client dès lors que le prix est supérieur ou égal à 25 € (TVA comprise) ;
• Lorsque le montant est inférieur à 25 €, la délivrance d’une note ou d’un ticket est facultative, sauf si le client en fait la demande.

Alors s’il est autorisé de rédiger des notes à la main, il est de toute évidence difficile de procéder ainsi dans les points de vente brassant un nombre important de clients. Par conséquent, peu nombreux sont les commerçants pouvant se passer d’un logiciel de caisse.

C’est pourquoi il est fortement recommandé de vous équiper d’une caisse enregistreuse via un organisme accrédité, et ce, qu’elle soit obligatoire ou non.

Comment savoir si sa caisse enregistreuse est aux normes ?

Ainsi, dès lors qu’il utilise un logiciel de caisse, le commerçant doit être en mesure de prouver que ce logiciel est certifié NF525. Dans le cas contraire, il encourt une amende de 7 500 € !

Pour savoir si votre caisse enregistreuse est aux normes, vous pouvez consulter les sites Internet de l’AFNOR et du LNE : tous les systèmes de caisse certifiés y sont recensés ! Car, pour qu’un système de caisse soit certifié, son concepteur doit effectuer des démarches auprès d’un organisme accrédité.